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Open	MANUAL DE USO		Código: MN-CS-017
TÍTULO: Manual de uso do LIGO GP – Importação de Escalas e Pausas - Exceção
Emissão: 15/06/2020	Versão: 03	Data da Revisão: 11/02/2020

1 CONSIDERAÇÕES INICIAIS

Esta seção contêm os objetivos, o histórico de alterações e os detalhes de abordagem deste Manual.

1.1 Objetivo

O objetivo deste documento é apresentar a ferramenta de Importação de Escalas e Pausas – Exceção do LIGO GP, tornando conhecidas suas funcionalidades, de forma a permitir que todos estejam aptos a utilizá-la.

1.2 Histórico de Alterações

1.3 Detalhe

Este manual abrange a ferramenta de Importação de Escalas e Pausas – Exceção do LIGO GP, por meio de figuras e de textos de detalhamento. Destaca-se que, cada usuário possui um nível de acesso definido pela sua gestão e, para esta documentação, é considerado o acesso completo ao Produto.

Ele apresenta, prioritariamente, as funções básicas do LIGO GP dessa forma, não estão contempladas as opções e as funções personalizadas para atender às especificidades de cada cliente.

1.3.1 Solicitações de Melhorias

Qualquer otimização ou melhoria necessária no produto, antes de ser implementada, passará por avaliação técnica e aprovação da LIGO.

1.3.2 Campos Obrigatórios e Botões de Interação

Abaixo, serão apresentadas algumas informações importantes para a leitura deste Manual:

• Os campos e colunas que estiverem marcados com o símbolo * são considerados obrigatórios, na opção ao qual se referem;

• Sempre que um botão de interação for citado, ele aparecerá seguindo a estilização: [BOTÃO].

2 LIGO GP - IMPORTAÇÃO DE ESCALAS E PAUSAS - EXCEÇÃO

O LIGO GP foi criado para possibilitar que as Empresas Prestadoras de Serviços (EPS’s) façam a administração de sua equipe, por meio de um sistema de gestão de pessoas com funções específicas para atender ao segmento de call center, no entanto, esta característica não impede que o produto seja utilizado por empresas de outros ramos

Por intermédio dele, é possível gerenciar o ponto, as presenças dos colaboradores, as pausas e os intervalos, entre outras opções, tendo como finalidade principal obter maior produtividade para o negócio.

Há dois tipos de ferramentas gerenciais para utilização do LIGO GP: a mais utilizada pela gestão é o Portal Web e a mais utilizada pela operação é o Portal Desktop. Para importação e exportação de arquivos do sistema, é preciso utilizar o Portal Desktop e as ferramentas que ele possui.

Este manual tem o intuito de detalhar, de uma forma genérica, a ferramenta de Importação de Escalas e Pausas - Exceção que faz parte, nativamente, do produto LIGO GP Desktop. Tal ferramenta é acessada por meio do Menu Ayty Startup, que deve ser instalado na máquina do usuário final.

Esta importação pode ser realizada em qualquer momento do dia e da operação, sem restrição de horários, já que a mesma não apresenta impactos significativos nos dados utilizados pelo sistema. Ela faz, de forma mais simplificada e em lote, a configuração das escalas e das pausas exceção dos usuários.

Abaixo, segue uma imagem ilustrativa de onde podemos encontrar a ferramenta para importação:

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Destaca-se que é responsabilidade da organização definir quem pode acessar quais menus, portanto, se você não visualiza algum destes e deveria podê-lo, verifique com o seu supervisor.

Nas próximas subseções, serão detalhados diversos aspectos da Importação de Escalas e Pausas - Exceção do LIGO GP.

2.1 Ferramenta Importação de Escalas e Pausas - Exceção

Para acessar a ferramenta, localize-a na lista de aplicativos do Portal Desktop e clique duas vezes sobre o seu nome. Após o carregamento, sua tela será aberta, conforme mostra a imagem abaixo:

Para iniciar a importação, clique em [PROCURAR] para selecionar o arquivo desejado, marque o checkbox “Log Ativo” e clique em [INICIAR].

Ao ativar o Log, você será informado, na tela, quais linhas do arquivo teve sucesso e quais não foram importadas por alguma inconsistência. Além disso, serão gerados arquivos de Log na pasta em que o arquivo importado foi recuperado.

Depois da importação do arquivo, os três checkboxs, localizados abaixo da lista de log, podem ser utilizados para filtrar, respectivamente, pelos registros importados com sucesso, importados com aviso e não importados.

A seguir, são listadas as premissas que precisam ser atendidas para o sucesso desta importação:

1. A coluna "Matrícula" deve conter apenas valores de 1 a 9. A matrícula do usuário deve estar cadastrada no Sistema, pois ela é a chave de localização. Caso a mesma não esteja cadastrada, utilize o menu Cadastro de Usuários, presente no LIGO GP do Portal Web;

2. O nome do usuário deve conter apenas texto, como consta no cadastro do Usuário no LIGO GP do Portal Web;

3. A coluna de data deve seguir o formato DD/MM/AAAA. Essa é a data em que será inseria a exceção de escala para o usuário;

4. A escala informada deve estar cadastrada no Sistema e deve respeitar o seguinte formato de hora de início e hora de término: HH:MM:SS - HH:MM:SS, por exemplo: 09:00:00 - 17:00:00. Caso a escala não seja encontrada, a importação não irá funcionar para a linha com problema;

5. A Pausa 1, o Intervalo e a Pausa 2 devem respeitar o formato HH:MM:SS;

6. O arquivo de importação deve possuir uma linha de cabeçalho com as colunas que estão sendo importadas;

7. O arquivo de importação deve ser no formato *.xlsx;

8. A quantidade de colunas nunca poderá ser inferior ou superior às informadas no layout.

2.2 Detalhes do Negócio

Esta subseção contém alguns detalhes das regras de negócio do funcionamento da Importação de Escalas e Pausas - Exceção do LIGO GP.

1. A coluna “Nome” precisa estar preenchida no layout, o que facilita o preenchimento da planilha, no entanto, ela não é utilizada em nenhuma regra da importação;

2. O colaborador precisa possuir cartão ponto gerado para o dia em questão para que a importação funcione. Caso não possua, faça a geração por meio do menu “Gerar Cartão Ponto”, no LIGO GP do Portal Web;

3. Para cadastrar uma escala exceção para todos os dias de uma semana, você deve ser incluir uma linha para cada dia da semana;

4. Caso a escala não seja informada e o colaborador não possua uma escala cadastrada previamente, as pausas não serão configuradas;

5. Para as pausas serem cadastradas elas devem respeitar as regras da Norma Regulamentadora 17 (NR-17), em que a primeira pausa precisa ser, no mínimo, uma hora após a entrada e a segunda pausa, no máximo, uma hora antes da saída;

6. Para o Sistema saber a duração do intervalo (20 minutos ou 1 hora), será verificado o tempo configurado na escala do usuário;

7. Caso você queira atualizar somente a escala, basta, deixar as pausas em branco e preencher as demais colunas;

8. Para apagar uma pausa previamente cadastrada, favor, enviar o valor APAGAR (ou apagar) no campo, para que o Sistema faça a remoção da pausa.

2.3 Layout de Importação

Nesta subseção, é apresentado um quadro com o layout de Importação de Escalas e Pausas - Exceção do LIGO GP, em que são descritas as regras de cada uma de suas colunas.

3 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A LIGO espera que este Manual tenha sido esclarecedor ao apresentar a ferramenta de Importação de Escalas e Pausas - Exceção do LIGO GP.

Caso surja alguma dúvida diante do aqui exposto, entre em contato conosco para que ela possa ser esclarecida.

4 GLOSSÁRIO

Segue, abaixo, o glossário de termos e siglas utilizados neste Manual:

• Checkbox: Trata-se de um campo de formulário que pode ser marcado ou desmarcado. Em algumas partes do texto, este campo pode ser citado como sendo um campo para ser “selecionado”, “habilitado” ou “ticado”;

• EPS: Empresa Prestadora de Serviços;

• NR-17: Norma Regulamentadora 17. Norma Regulamentadora acerca da ergonomia no ambiente de trabalho, inclui um anexo exclusivo com parâmetros para o seguimento de Teleatendimento/Telemarketing.

5 APROVAÇÃO

Elaborado por: Priscilla Lüdtke Espíndola

Aprovado por: Juarez Turrini.