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Open	MANUAL DE USO		Código: MN-CS-015
TÍTULO: Manual de uso do LIGO GP – Módulo Exportações
Emissão: 12/06/2020	Versão: 03	Data da Revisão: 11/02/2020

1 CONSIDERAÇÕES INICIAIS

Esta seção contêm os objetivos, o histórico de alterações e os detalhes de abordagem deste Manual.

1.1 Objetivo

O objetivo deste documento é apresentar as exportações padrões do LIGO GP, tornando conhecidas suas telas, seus campos e suas funcionalidades, de forma a permitir que todos estejam aptos a utilizá-las.

1.2 Histórico de Alterações

1.3 Detalhe

Este manual abrange as exportações padrões do LIGO GP, por meio de figuras das telas e de textos de detalhamento.

Destaca-se que, cada usuário possui um nível de acesso definido pela sua gestão e, para esta documentação, é considerado o acesso completo aos menus disponíveis no Produto.

Ele apresenta, prioritariamente, as funções básicas do LIGO GP, dessa forma, não estão contempladas as opções e as funções personalizadas para atender às especificidades de cada cliente.

1.3.1 Solicitações de Melhorias

Qualquer otimização ou melhoria necessária no produto, antes de ser implementada, passará por avaliação técnica e aprovação da LIGO.

1.3.2 Campos Obrigatórios e Botões de Interação

Abaixo, serão apresentadas algumas informações importantes para a leitura deste Manual:

• Os campos e colunas que estiverem marcados com o símbolo * são considerados obrigatórios, na opção ao qual se referem;

• Sempre que um botão de interação for citado, ele aparecerá seguindo a estilização: [BOTÃO].

2 LIGO GP - MÓDULO EXPORTAÇÕES

O LIGO GP foi criado para possibilitar que as Empresas Prestadoras de Serviços (EPS’s) façam a administração de sua equipe, por meio de um sistema de gestão de pessoas com funções específicas para atender ao segmento de call center, no entanto, esta característica não impede que o produto seja utilizado por empresas de outros ramos.

Por intermédio dele, é possível gerenciar o ponto, as presenças dos colaboradores, as pausas e os intervalos, entre outras opções, tendo como finalidade principal obter maior produtividade para o negócio.

Há dois tipos de ferramentas gerenciais para utilização do LIGO GP: a mais utilizada pela gestão é o Portal Web e a mais utilizada pela operação é o Portal Desktop. Para importação e exportação de arquivos no Sistema, é preciso utilizar o Portal Desktop e as ferramentas que ele possui.

Este manual tem o intuito de detalhar, de uma forma genérica, as ferramentas de exportações que fazem parte, nativamente, do produto. Tais ferramentas estão representadas na imagem abaixo:

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Destaca-se que é responsabilidade da empresa definir quem pode acessar quais menus, portanto, se você não visualiza algum destes e deveria podê-lo, verifique com o seu supervisor.

Nas próximas subseções, serão detalhadas cada uma das exportações padrões do LIGO GP.

2.1 Exportação ACJEF

Esta exportação está relacionada ao Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais (ACJEF), cuja emissão é obrigatória para os Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (SREP). Seu layout e suas regras atendem à Portaria nº 1510, de 21 de agosto de 2009, do Ministério do Trabalho e Emprego.

Por meio dela, a Gestão da organização pode extrair os dados de controle de jornada sempre que for preciso, utilizando qualquer período de data, para atender às solicitações do Ministério do Trabalho.

Para acessá-la, localize a Exportação ACJEF na lista de aplicativos do Portal Desktop e clique duas vezes sobre o seu nome. Após o carregamento da ferramenta, sua tela será aberta, conforme mostra a imagem abaixo:

Filtros disponíveis:

• Log:

  • ü  Esta é uma tela padrão da DTS da LIGO, no entanto, para exportações ela não possui utilidade. Dessa forma, você pode ignorá-la.

• Data início – Data fim *:

  • Campos para definir o período de extração dos dados. Por padrão, a ferramenta exibirá a data atual.

• Unidade *:

  • Combo para escolher de qual unidade (filial) da empresa você irá exportar os dados. Somente é permitida a extração de dados referentes à uma unidade por arquivo.

• Matrícula:

  • Campo para inserir as matrículas dos usuários cujos dados você deseja exportar. Permite mais de um código, desde que separados por vírgula e sem espaço entre eles. Exemplo: 1111,2222,3333.

• Projeto:

  • Lista com os projetos da empresa. É possível selecionar mais de um projeto por vez.

  • Este filtro é útil quando a organização possui mais de um projeto, pois possibilita a segmentação da exportação em vários arquivos

Após selecionar os filtros, lembre-se de clicar em [PROCURAR] para configurar o destino do arquivo, ou seja, onde será salva a exportação. O destino do arquivo pode ser uma pasta local ou em uma pasta de rede, dependendo das permissões de acesso do seu usuário na rede da sua empresa.

Selecionado o caminho, insira o nome do arquivo (lembre-se de colocar a extensão como .TXT) e clique em [INICIAR].

Ao término do processo de exportação, será exibido um pop-up informativo (como a imagem abaixo) e o arquivo estará disponível na pasta selecionada.

Caso não sejam localizados dados com os filtros selecionados, você receberá uma mensagem de “Pesquisa Vazia” (como imagem abaixo). Diante disso, reveja os dados inseridos e refaça o processo de exportação.

2.2 Exportação AFDT

Esta exportação está associada ao Arquivo Fonte de Dados Tratados (AFDT), cuja emissão também é obrigatória para os SREP. Seu layout e suas regras atendem à Portaria nº 1510, de 21 de agosto de 2009, do Ministério do Trabalho e Emprego.

Por meio dela, a Gestão da organização pode extrair esses dados sempre que for preciso, utilizando qualquer período de data, para atender às solicitações do Ministério do Trabalho.

Para acessá-la, localize a Exportação AFDT na lista de aplicativos do Portal Desktop e clique duas vezes sobre o seu nome. Após o carregamento da ferramenta, sua tela será aberta, conforme mostra a imagem abaixo:

Filtros disponíveis:

• Log:

  • ü  Esta é uma tela padrão da DTS da LIGO, no entanto, para exportações ela não possui utilidade. Dessa forma, você pode ignorá-la.

• Data início – Data fim *:

  • Campos para definir o período de extração dos dados. Por padrão, a ferramenta exibirá a data atual.

• Unidade *:

  • Combo para escolher de qual unidade (filial) da organização você irá exportar os dados. Somente é permitida a extração de dados referentes à uma unidade por arquivo.

• Matrícula:

  • Campo para inserir as matrículas dos usuários cujos dados você deseja exportar. Permite mais de um código, desde que separados por vírgula e sem espaço entre eles. Exemplo: 1111,2222,3333.

• Projeto

  • Lista com os projetos da empresa. É possível selecionar mais de um projeto por vez.

  • Este filtro é útil quando a organização possui mais de um projeto, pois possibilita a segmentação da exportação em vários arquivos.

Após selecionar os filtros, lembre-se de clicar em [PROCURAR] para configurar o destino do arquivo, ou seja, onde será salva a exportação. O destino do arquivo pode ser uma pasta local ou em uma pasta de rede, dependendo das permissões de acesso do seu usuário na rede da sua empresa.

Selecionado o caminho, insira o nome do arquivo (lembre-se de colocar a extensão como .TXT) e clique em [INICIAR].

Ao término do processo de exportação, será exibido um pop-up informando o sucesso da operação e o arquivo estará disponível na pasta selecionada.

Caso não sejam localizados dados com os filtros selecionados, você receberá uma mensagem de “Pesquisa Vazia”. Diante disso, reveja os dados inseridos e refaça o processo de exportação.

2.3 Exportação Folha de Pagamento

Esta ferramenta possibilita extrair, do LIGO GP, dados consolidados dos registros de verbas (eventos) atrelados aos colaboradores para o fechamento da folha de pagamento. Como exemplos das mencionadas verbas, têm-se: horas extras; adicional noturno; suspensões; atrasos, etc.

Dessa forma, o arquivo gerado por ela é, comumente, utilizado para “alimentar” o Sistema de Folha de Pagamento utilizado pela empresa.

Abaixo, será apresentado o layout padrão de arquivo desta exportação. No entanto, destaca-se que ele pode variar de acordo com as necessidades de cada cliente, sendo o mesmo acordado entre a LIGO e a empresa no período de implantação do projeto.

Para exportar um arquivo, primeiro, localize a opção “Exportação de Folha de Pagamento” na lista de aplicativos do Portal Desktop e clique duas vezes sobre o seu nome. Após o carregamento da ferramenta, a sua tela será aberta, conforme mostra a imagem abaixo:

Filtros disponíveis:

• Log:

  • Esta é uma tela padrão da DTS da LIGO, no entanto, para exportações ela não possui utilidade. Dessa forma, você pode ignorá-la.

• Fechamento *:

  • Combo para selecionar o período de fechamento que será utilizado como referência para a exportação de dados.

• Matrícula:

  • Campo para inserir as matrículas dos usuários, cujos dados você deseja exportar. Permite mais de um código, desde que separados por vírgula e sem espaço entre eles. Exemplo: 1111,2222,3333.

• Projeto:

  • Lista com os projetos da empresa. É possível selecionar mais de um projeto por vez.

• Filial:

  • Lista de filiais da empresa. É possível selecionar mais de uma filial por vez.

Após configurar os filtros, lembre-se de clicar em [PROCURAR] para escolher o destino do arquivo, ou seja, onde será salva a exportação. Esse destino pode ser uma pasta local ou de rede, dependendo das permissões de acesso do seu usuário na rede da sua empresa.

Por padrão, o arquivo exportado nesta ferramenta é salvo, automaticamente, com a denominação e o formato: Fechamento_DDMMYYYY_HHMMSS.txt. Sendo as suas variáveis especificadas abaixo:

• DDMMYYYY:

  • Dia, mês e ano em que o arquivo foi gerado.

• HHMMSS:

  • Hora, minutos e segundos em que o arquivo foi gerado.

Dessa forma, geralmente, não é necessário informar o nome do arquivo, nem a extensão, antes de iniciar a exportação. Entretanto, é importante destacar que esse cenário pode variar, de acordo com a necessidade de cada cliente.

Após selecionar o caminho de destino do arquivo, clique em [INICIAR] para que a exportação seja gerada. Ao término do processo, será exibido um pop-up informando o sucesso da operação e o arquivo estará disponível na pasta selecionada.

Caso não sejam localizados dados com os filtros selecionados, você receberá uma mensagem de “Pesquisa Vazia”. Diante disso, reveja os dados inseridos e refaça o processo de exportação.

Na imagem a seguir, é possível ter uma ideia de como ficará o arquivo de Exportação de Folha de Pagamento:

De posse desse arquivo, o gestor poderá importá-lo no Sistema de folha de pagamento utilizado pela organização.

Para validar se os dados apresentados no arquivo estão de acordo com o que ocorreu no período selecionado, você pode utilizar o “Relatório Conferência de Fechamento”, disponível no Portal Web. Caso deseje mais detalhes sobre o mencionado Relatório, consulte o Manual de uso do LIGO GP – Relatórios.

3 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A LIGO espera que este Manual tenha sido esclarecedor ao apresentar as exportações padrões do LIGO GP.

Caso surja alguma dúvida diante do aqui exposto, entre em contato conosco para que ela possa ser esclarecida.

4 GLOSSÁRIO

Segue, abaixo, o glossário de termos e siglas utilizados neste Manual:

• ACJEF: Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais;

• AFDT: Arquivo Fonte de Dados Tratados;

• Checkbox: Trata-se de um campo de formulário que pode ser marcado ou desmarcado. Em algumas partes do texto, este campo pode ser citado como sendo um campo para ser “selecionado”, “habilitado” ou “ticado”;

• EPS: Empresa Prestadora de Serviços;

• SREP: Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto.

5 APROVAÇÃO

Elaborado por: Priscilla Lüdtke Espíndola

Aprovado por: Juarez Turrini.