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Open	MANUAL DE USO		Código: MN-CS-011
TÍTULO: Manual de uso do LIGO GP – Módulo Penalidades
Emissão: 17/06/2020	Versão: 03	Data da Revisão: 11/02/2020

1 CONSIDERAÇÕES INICIAIS

Nesta seção, serão apresentados os objetivos, o histórico de alterações e os detalhes de abordagens deste Manual.

1.1 Objetivo

O objetivo deste documento é apresentar o Módulo Penalidades do LIGO GP, tornando conhecidas suas telas, seus campos e suas funcionalidades, de forma a permitir que todos estejam aptos a inserir penalidades, cadastrar categorias e tipos de infrações, configurar fluxos de progressão, entre outras operações.

1.2 Histórico de Alterações

1.3 Detalhe

Este Manual abrange os menus e as funcionalidades relacionados ao Módulo Penalidades do LIGO GP, por meio de figuras das telas e de textos de detalhamento.

Destaca-se que, cada usuário possui um nível de acesso definido pela sua gestão e, para esta documentação, é considerado o acesso completo aos menus disponíveis no Módulo.

1.3.1 Solicitações de Melhorias

Qualquer otimização ou melhoria necessária no produto, antes de ser implementada, passará por avaliação técnica e aprovação da LIGO.

1.3.2 Campos Obrigatórios e Botões de Interação

Abaixo, serão apresentadas algumas informações importantes para a leitura deste Manual:

• Os campos e colunas que estiverem marcados com o símbolo * são considerados obrigatórios, na opção ao qual se referem;

• Sempre que um botão de interação for citado, ele aparecerá seguindo a estilização: [BOTÃO].

2 LIGO GP - MÓDULO PENALIDADES

O LIGO GP foi criado para possibilitar que as Empresas Prestadoras de Serviços (EPS’s) façam a administração de sua equipe, por meio de um sistema de gestão de pessoas com funções específicas para atender ao segmento de call center, no entanto, esta característica não impede que o produto seja utilizado por empresas de outros ramos.

Por intermédio dele, é possível gerenciar o ponto, as presenças dos colaboradores, as pausas e os intervalos, entre outras opções, tendo como finalidade principal obter maior produtividade para o negócio.

Os menus e Penalidades do LIGO GP devem ser utilizados para a parametrização das penalidades dos colaboradores. As penalidades são sanções administrativas, aplicadas ao colaborador, quando esse realiza alguma ação contrária à política da organização ou de seus clientes finais.

Na figura abaixo, é possível visualizar os principais menus que fazem parte do Módulo Penalidades e que serão alvo deste Manual. Tais menus serão explicados na ordem em que aparecem no LIGO GP Web, não na ordem prática de utilização.

Open

Para acessar qualquer um dos menus, basta, passar o mouse sobre o menu parent “Penalidades”.

2.1 Alterar Status Infração

Neste menu é possível alterar o status de uma infração lançada para um colaborador. Esta ação é útil para que o Setor de Recursos Humanos (RH) da organização possa acompanhar se a infração está pendente (aguardando a assinatura do colaborador e a entrega no Setor para arquivamento), se já foi arquivada ou se foi desativada.

Na tela inicial do menu estão presentes alguns filtros para facilitar a busca, conforme descrito abaixo:

Filtros disponíveis:

• Período (Data início/Data fim):

  • Data de registro da penalidade no Sistema.

• Matrícula:

  • Código de matrícula do usuário. Permite mais de um código, desde que separados por vírgula e sem espaço entre eles. Exemplo: 1111,2222,3333.

• Protocolo:

  • Código da penalidade. Permite mais de um código, desde que separados por vírgula. Exemplo: 1111,2222,3333.

• Projeto:

  • Lista com os projetos da empresa. É possível selecionar mais de um projeto por vez.

• Superior:

  • Lista com os nomes dos superiores. É possível selecionar mais de um nome por vez.

Após configurar os filtros, clique em [PESQUISAR] e será exibido o resultado da consulta, conforme exemplo a seguir:

Para alterar o status de uma infração, siga os passos abaixo listados:

1. Selecionar, no checkbox na primeira coluna (à esquerda), os registros que serão afetados;

2. Escolher entre as opções “Arquivada”, “Desativada” e “Pendente”, no campo “Situação infração *”;

3. Informar o motivo da ação (com no mínimo 10 e no máximo 255 caracteres), no campo “Observações *”;

4. Clicar em [CONFIRMAR];

5. Finalizar a ação, clicando em [OK] no pop-up de confirmação “Alterar Status Infração”.

2.2 Categoria de Infração

As categorias de infração servem para reunir infrações que possuem relação entre si, por estarem associadas à jornada de trabalho do colaborador, à conduta no atendimento ao cliente, à qualidade do trabalho, etc.

Elas são fundamentais para o registro das penalidades no LIGO GP, principalmente, no menu Inserir Penalidade – Modo Progressão, uma vez que, o Sistema só realiza a progressão de penalidades dentro da mesma categoria.

Na tela inicial do menu Categoria de Infração, estão disponíveis dois filtros, os quais serão apresentados a seguir:

Filtros disponíveis:

• Categoria:

  • Campo para selecionar uma categoria já cadastrada.

• Filtrar:

  • Não filtrar:

    • Lista todas as categorias de infração cadastradas, incluindo as ativas e as inativas.

  • Somente ativos:

    • Filtra somente pelas categorias de infração ativas.

  • Somente inativos:

    • Filtra somente pelas categorias de infração inativas.

Caso deseje editar uma categoria de infração já cadastrada, configure os filtros e clique em [PESQUISAR]. Caso queira incluir uma nova categoria, clique em [NOVO].

Ao clicar em [NOVO], será exibida uma tela, como exemplo abaixo:

Campos:

• Código:

  • Código de identificação da categoria de infração. Informação inserida automaticamente pelo Sistema.

• Categoria *:

  • Nome da categoria de infração.

• Ativo:

  • Checkbox para ativar ou desativar a categoria de infração. Marque para ativo e desmarque para deixar inativo.

  • Se ativa, a categoria de infração aparecerá nos filtros e nos campos do Sistema.

Para incluir uma nova categoria de infração, basta, preencher os campos mencionados acima e clicar em [SALVAR], na primeira coluna do registro (à esquerda).

2.3 Configurar Fluxo Progressão

O Módulo Penalidades do LIGO GP possui um fluxo de progressão de penalidades, o qual permite o sequenciamento das penalidades de um usuário em um determinado período (mensal, trimestral ou semestral).

Ao configurar o fluxo de progressão, sempre que for lançada uma penalidade de uma mesma categoria de infração para o usuário (pelo menu Inserir Penalidade – Modo Progressão), o Sistema irá definir, automaticamente, a penalidade que o usuário deve cumprir, com base no histórico de infrações cometidas no período.

O fluxo de progressão é útil para garantir a homogeneidade das aplicações de penalidades na empresa, evitando que algum colaborador seja beneficiado com uma penalidade mais branda do que outro, ao cometer a mesma quantidade de infrações em um determinado período.

O fluxo de progressão de penalidades é configurado por meio deste menu. Na sua tela inicial, há três filtros que podem ser selecionados para facilitar a busca de fluxos já cadastrados, conforme imagem abaixo:

Filtros disponíveis:

• Categoria:

  • Campo para selecionar uma categoria.

• Período:

  • Campo para selecionar um período. Por padrão, pode-se escolher entre as opções:

    • Mês;

    • Semestre,

    • Trimestre.

• Grupo:

  • Campo para selecionar um grupo de penalidade. Por padrão, pode-se escolher entre as opções:

    • Advertência escrita;

    • Advertência verbal;

    • Encaminhamento para avaliação;

    • Suspensão de 1 dia;

    • Suspensão de 2 dias;

    • Suspensão de 3 dias;

    • Suspensão de 5 dias,

    • Suspensão de 7 dias.
      
      

Caso deseje editar um fluxo de progressão já cadastrado, selecione os filtros e clique em [PESQUISAR]. Caso queira configurar um novo fluxo de progressão, clique em [NOVO].

Ao clicar em [NOVO], será exibida uma tela, como exemplo a seguir:

Campos disponíveis:

• Código:

  • Código para identificação da etapa do fluxo de progressão. Informação inserida automaticamente pelo Sistema.

• Período *:

  • Combo para indicar à qual período a etapa está atrelada. Por padrão, pode-se escolher entre as opções:

    • Mês;

    • Semestre,

    • Trimestre.

• Categoria *:

  • Combo para indicar à qual categoria de infração a etapa está atrelada.

• Qtd de infrações *:

  • Quantidade de infrações que o usuário deve possuir, no período selecionado, para que a penalidade seja aplicada.

• Grupo *:

  • Combo para selecionar a penalidade que será aplicada. Por padrão, pode-se escolher entre as opções:

    • Advertência escrita;

    • Advertência verbal;

    • Encaminhamento para avaliação;

    • Suspensão de 1 dia;

    • Suspensão de 2 dias;

    • Suspensão de 3 dias;

    • Suspensão de 5 dias,

    • Suspensão de 7 dias.

• Ativo:

  • Checkbox para ativar ou desativar a etapa do fluxo de progressão. Marque para ativo e desmarque para deixar inativo.

  • Se ativa, a etapa será considerada durante o fluxo de progressão de penalidades pelo Sistema.

Para incluir uma nova etapa do fluxo de progressão, basta, preencher os campos mencionados acima e clicar em [SALVAR], na primeira coluna do registro (à esquerda).

Na figura a seguir, é apresentado o exemplo de um fluxo de progressão de penalidades, o qual possui nove etapas:

Segundo esse exemplo, a primeira penalidade do usuário será “Advertência Verbal”, caso ele não possua nenhuma infração da categoria “Jornada”, no período de seis meses. Agora, caso o usuário possua oito infrações de Jornada, nesse mesmo período, ele será encaminhado para avaliação.

2.4 Imprimir Penalidades

Este menu possui como finalidade a impressão de cartas de advertência/ suspensão, relacionadas às penalidades lançadas no LIGO GP, para entrega aos colaboradores.

A impressão das penalidades é necessária para que o colaborador possa assiná-la, indicando que possui ciência da aplicação da mesma. Os documentos de penalidade, depois de assinados, são arquivados pelo RH para posterior consulta.

Para buscar por uma penalidade, podem ser configurados até cinco filtros, conforme demonstrado abaixo:

Filtros disponíveis:

• Período (Data início/Data fim):

  • Data de registro da penalidade no Sistema.

• Matrícula:

  • Código de matrícula do usuário. Permite mais de um código, desde que separados por vírgula e sem espaço entre eles. Exemplo: 1111,2222,3333.

• Protocolo:

  • Código da penalidade. Permite mais de um código, desde que separados por vírgula e sem espaço entre eles. Exemplo: 1111,2222,3333.

• Projeto:

  • Lista com os projetos da empresa. É possível selecionar mais de um projeto por vez.

• Superior:

  • Lista com os nomes dos superiores. É possível selecionar mais de um nome por vez.

Após selecionar os filtros, clique em [PESQUISAR] e será exibido o resultado da busca, conforme exemplo abaixo:

Para imprimir uma penalidade, clique em [SELECIONE] na primeira coluna do registro (à esquerda). Após essa ação, será gerado o documento da penalidade, conforme modelo:

Você pode utilizar a ferramenta de impressão do navegador para imprimir o documento ou, então, salvá-lo no seu computador.

2.5 Inserir Penalidade

A finalidade desde menu é inserir penalidades sem utilizar o fluxo de progressão. Assim, por meio dele, o superior pode inserir uma penalidade para um colaborador, sem respeitar o fluxo de sequenciamento de penalidades configurado.

Este menu é útil, por exemplo, quando o usuário comete diversas infrações em um mesmo episódio e a penalidade aplicada, por meio do menu Inserir Penalidade – Modo Progressão, seria banda para a situação. Dessa maneira, o superior pode aplicar uma penalidade mais dura para o usuário, conforme o caso exige.

Na tela inicial do menu (imagem abaixo), é necessário configurar pelo menos um filtro para realizar a consulta.

Filtros disponíveis:

• Matrícula:

  • Código de matrícula do usuário. Permite mais de um código, desde que separados por vírgula e sem espaço entre eles. Exemplo: 1111,2222,3333.

• Projeto:

  • Lista com os projetos da empresa. É possível selecionar mais de um projeto por vez.

• Superior:

  • Lista com os nomes dos superiores. É possível selecionar mais de um nome por vez.

Após selecionar o filtro, clique em [PESQUISAR] e será exibido o resultado da busca, como exemplo:

Campos disponíveis:

• Dias da infração *:

  • Dia que a infração foi cometida. Pode ser selecionada mais de uma data por vez.

  • É possível lançar uma infração até 30 dias depois da ocorrência. Dessa forma, caso o superior não esteja presente no dia em que a infração foi cometida, a mesma pode ser lançada posteriormente no Sistema.

• Observações *:

  • Campo para inserir uma observação, a qual será exibida somente no histórico de infrações do colaborador. Isso é, ela não será impressa no documento da penalidade (carta de advertência/suspensão).

• Descrição da infração *:

  • Campo para inserir a descrição da infração cometida pelo colaborador, a qual será impressa no documento da penalidade (carta de advertência/suspensão).

• Grupo de infração *:

  • Campo para selecionar a penalidade que será aplicada ao colaborador.

• Categoria de infração *:

  • Campo para selecionar a categoria da infração.

• Tipo de infração *:

  • Campo para selecionar o tipo de infração (irregularidade) cometida pelo colaborador.

• Dias para suspensão:

  • Dia que o usuário será suspenso do trabalho. Pode ser selecionada mais de uma data por vez.

  • Este campo possui preenchimento obrigatório quando o grupo de infração selecionado corresponder a uma suspensão.

  • A ferramenta possibilita que seja lançada a suspensão para até 15 dias posteriores à data de registro da penalidade.

Para inserir uma penalidade, selecione os usuários que serão afetados, preencha os campos mencionados acima e clique em [CONFIRMAR]. Não esqueça de finalizar a operação, clicando em [OK] no pop-up de confirmação “Inserir Penalidade”.

O Sistema irá atribuir, automaticamente, às penalidades inseridas o status “Pendente”, indicando que essa necessita ser impressa, assinada e entregue ao RH para arquivamento.

Nesta tela é possível acessar os detalhes das infrações e penalidades do colaborador, clicando em [VISUALIZAR] na coluna “Detalhes”, no registro do usuário. Feito isso, será exibida uma tela, como exemplo a seguir:

Destaca-se que as penalidades lançadas também podem ser visualizadas por meio do Relatório “Histórico de Penalidade”. Para mais informações acerca do mencionado relatório, acesse o Manual de uso do LIGO GP – Relatórios.

2.6 Inserir Penalidade - Modo Progressão

Neste menu devem ser lançadas as infrações, cujas penalidades seguirão o fluxo de progressão. Dessa forma, ao inserir uma infração, a penalidade aplicada ao usuário será determinada pelo Sistema, de acordo com a quantidade de infrações que ele possui no período e o fluxo de progressão configurado.

Para inserir uma penalidade por meio deste menu, é indispensável que você tenha configurado corretamente as categorias de infração, os tipos de infração e o fluxo de progressão. Caso contrário, não será possível realizar a progressão das penalidades.

É importante destacar que infrações com status “Pendente” e “Arquivada” contam para a progressão das penalidades. Além disso, infrações com status “Desativada” não anulam a progressão, elas apenas não são mais contabilizadas no sequenciamento das penalidades.

Para iniciar o processo de inserção de penalidade, é necessário informar a matrícula do usuário que realizou a infração. Só é possível incluir a penalidade de um colaborador por vez.

Após informar a matrícula do usuário, é exibida uma tela para cadastro da penalidade, conforme imagem abaixo:

A maior parte dos campos desta tela possuem o mesmo funcionamento e regras do menu Inserir Penalidade (apresentado anteriormente). A única diferença, está no campo “Grupo de Infração *”, o qual exibir somente a penalidade correspondente à etapa do fluxo de progressão que o colaborador está. Isso é, caso o colaborador possua duas penalidades no período de um mês, nesse campo constará apenas a penalidade que foi configurada para essa situação (por exemplo, “Advertência Verbal”), não sendo possível escolher outra opção.

Para inserir uma penalidade, selecione o checkbox do registro do usuário, preencha os campos e clique em [CONFIRMAR]. Por fim, clique em [OK] no pop-up de confirmação “Inserir Penalidade - Modo Progressão”.

Nesta tela também é possível acessar os detalhes das infrações e penalidades do colaborador, clicando em [VISUALIZAR] na coluna “Detalhes”, no registro do usuário. Após isso, será exibida uma tela, como exemplo abaixo:

2.7 Tipo de Infração

O tipo de infração corresponde à ação, realizada pelo colaborador, a qual não está de acordo com as normas e/ou políticas da organização (ou de seus clientes) e que é passível de penalidade.

É importante ter bastante atenção ao cadastrar os tipos de infração no Sistema, evitando erros de grafia e incluindo frases que descrevam de forma clara e concisa a irregularidade cometida. Isso, porque, a descrição do tipo de infração constará no documento de advertência/suspensão assinado pelo colaborador e arquivado pelo RH, o qual pode ser utilizado em futuros processos administrativos ou judiciais.

Por meio deste menu, é possível registrar os tipos de infração e o modelo de carta de advertência/suspensão que será impresso quando a infração for cometida por algum colaborador. Dessa forma, cada tipo de infração pode possuir um documento com texto específico, conforme as preferências da organização.

Na tela inicial do menu estão disponíveis três filtros, como será apresentado a seguir:

Filtros disponíveis:

• Tipo de infração:

  • Campo para buscar pela descrição de um tipo de infração já cadastrado.

• Categoria de infração:

  • Lista com as categorias de infração ativas. É possível selecionar mais de uma categoria por vez.

• Filtrar:

  • Todos:

    • Lista todos os tipos de infração cadastrados, incluindo os ativos e os inativos.

  • Somente inativos:

    • Filtra somente pelos tipos de infração inativos.

  • Somente ativos:

    • Filtra somente pelos tipos de infração ativos.

Caso queira editar um tipo de infração já cadastrado, configure os filtros e clique em [PESQUISAR]. Caso queira incluir um novo tipo de infração, clique em [NOVO].

Clicando em [NOVO], será exibida uma tela, como exemplo abaixo:

Campos disponíveis:

• Código:

  • Código de identificação do tipo de infração. Informação inserida automaticamente pelo Sistema.

• Tipo de infração *:

  • Descrição da irregularidade.

• Categoria de infração *:

  • Combo para selecionar à qual categoria que esse tipo de infração está atrelado.

• Ativa:

  • Checkbox para ativar ou desativar o tipo de infração. Marque para ativo e desmarque para deixar inativo.

A parte inferior da tela contém uma caixa de texto em que é possível editar o modelo de carta de advertência/suspensão, que será utilizado na impressão das penalidades relacionadas ao tipo de infração que está sendo cadastrado. Por padrão, o Sistema já apresenta um modelo de texto, o qual pode ser alterado conforme as necessidades de cada organização.

Ao lado da caixa de texto há uma lista com marcações, as quais podem ser utilizadas para incrementar o modelo. Tais marcações funcionam como variáveis, que serão substituídas por informações de usuário/infração/penalidade específicas de cada caso.

Para inserir uma marcação no modelo de carta de advertência/suspensão, basta, clicar na parte do texto em que essa deve ser incluída e, depois, clicar na marcação desejada.

Após preencher os campos mencionados acima e alterar o texto do modelo, clique em [SALVAR] para finalizar a inclusão do tipo de infração.

Os modelos de documentos de penalidades cadastrados, neste menu, podem ser visualizados por meio do Relatório “Modelo de Penalidades”. Para saber mais detalhes desse relatório, acesse o Manual de uso do LIGO GP – Relatórios.

3 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A LIGO espera que este Manual tenha sido esclarecedor ao descrever os menus relacionados ao Módulo Penalidades do LIGO GP.

Caso surja alguma dúvida diante do aqui exposto, entre em contato conosco para que ela possa ser esclarecida.

4 GLOSSÁRIO

Segue, abaixo, o glossário de termos e siglas utilizados neste Manual:

• Checkbox: Trata-se de um campo de formulário que pode ser marcado ou desmarcado. Em algumas partes do texto, este campo pode ser citado como sendo um campo para ser “selecionado”, “habilitado” ou “ticado”;

• Dashboard: Tela de um sistema de informação em que são exibidas diversas informações, bem como relatórios, gráficos e tabelas;

• EPS: Empresa Prestadora de Serviços;

• RH: Recursos Humanos.

5 APROVAÇÃO

Elaborado por: Priscilla Lüdtke Espíndola

Aprovado por: Juarez Turrini.